2. Organitza les teves dades: crea la teva primera taula a Access

Ara que ja saps què és una base de dades en termes generals, és moment de passar a l'acció. Empezaremos por el fundamento de toda base de datos: la tabla . En aquest article aprendràs, pas a pas i de forma sencilla, com crear el teu primer tauler a Microsoft Access. Usarem com a exemple pràctic una petita base de dades de biblioteca , on gestionarem la informació sobre llibres. Siguiendo aquesta guia, entendràs com estructurar les teves dades en Access mitjançant tauls, camps i registres, i per què és important planificar bé aquesta estructura des del principi.

Què és una taula en Access? (Repaso ràpid)

Una taula es on Access emmagatzema les dades d'un tema específic, organitzat en files i columnes . Si imaginem la biblioteca, podríem tenir una taula per a Libros , una altra per a Socios (usuaris de la biblioteca) i una altra per a Préstamos , per exemple. Cada fila d'una taula (también llamada registre ) representa un element individual d'informació —en la taula de Libros, cada fila seria un llibre diferent—. Cada columna (o camp ) conté un tipus de data específica sobre aquests elements —per exemple, un camp “Título” per emmagatzemar el títol del llibre, un altre camp “Autor” per a l'autor, un altre “Año” per a l'any de publicació, etc.

La taula Libros contendrà tots els dades dels llibres de la biblioteca.
Cada registre en aquesta taula serà un llibre concret (exemplar: el libro “Cien años de soledad” ).
Cada camp serà una característica dels llibres (exemple: el camp “Autor” emmagatzemarà el nom de l'autor de cada llibre).

Esta organització en taules no permet manejar la informació de la forma estructurada. A diferencia d'anotar dades en paper o en una llista desordenada, utilitzar taules garanteix que cada dada estigui al seu lloc (tots els títols a la columna Títol, tots els autors a la columna Autor, i així successivament). Access se encarga de que podamos después buscar, filtrar y relacionar estos datos de manera eficiente.

Pas a pas: creació de la taula «Libros»

Vamos a crear en Access la taula “Libros” per a la nostra biblioteca ficticia. En ella guardarem la informació bàsica de cada llibre. Sigue aquests passos:

1. Crea la base de dades i una taula nova
Obre Microsoft Access. Si és la primera vegada que els usa per a aquest projecte, selecciona Base de dades d'escriptori en blanc . Ponle un nombre (per exemple, Biblioteca.accdb ) i haz clic en Crear . L'accés generarà un nou arxiu de base de dades i automàticament es mostrarà una taula vacía trucada Tabla1 a la vista Hoja de dades. En cas de que ja hubieras creat la base de dades abans, simplement ábrela (Arxiu > Abrir) i ve a la pestaña Crear , luego haz clic a Tabla per inserir una taula nova (también se obrirà a la vista Hoja de dades com a Tabla1).

2. Canvia a la vista Disseny per definir l'estructura
Treballa a la vista Disseny et dóna més control per definir els camps de la taula. Per canviar a aquesta vista, haz clic dret a la pestanya del document que dice “Tabla1” (arriba, on apareix la taula oberta) i selecciona Vista Disseny . Al fer-ho, Access et pedirà guardar la taula si encara no ho has fet. Escriu el nom “Libros” i accepta. Ara veràs la cuadrícula de disseny de la taula: en la part superior apareixen dues columnes on definirás Nombre del camp i Tipus de dades de cada camp; en la part inferior apareixeran propietats addicionals del camp (per ara, ens centrarem en la part superior).

3. Definiu els camps de la taula “Libros”
És la part més important: vas a decidir quins dades concrets guardaràs de cada llibre, i configurar cada camp al tauler. Siguiendo el nostre pla per a la biblioteca, introduïm a menys 5 camps al tauler Llibres :

IDLibro – Tipo de dades: Autonumérico . Aquest camp serà la clau primària de la taula, és dir, un identificador únic per a cada llibre. De fet, l'accés s'ha de crear automàticament un camp de tipus autonumérico anomenat «Id» com a clau primària per defecte. Podem aprofitar: simplement canvia el nom “Id” a “IDLibro”. El tipus Autonumérico harà que Access assigna un nombre seqüencial (1, 2, 3, …) a cada registre nou, garantint que no es repetirà. Clave primaria significa que no habra dos llibres amb el mateix ID i que aquest camp no pot quedar buit. Access marca aquest camp amb un ícono de clau per indicar que és la clau primària. (¿Per què és important? Perquè assegura la unicitat de cada registre i permetrà més endavant relacionar aquest tauler amb altres, per exemple vincular préstecs a llibres pel seu ID.)
Títol – Tipo de dades: Texto curt . Aquí irà el títol del llibre. El tipus Texto curt permet escriure fins a 255 caràcters, suficient per pràcticament qualsevol títol. A l'hora de definir-lo en la vista Disseny, escriviu el títol en “Nombre del campo” i seleccioneu Text curt en “Tipo de dades”. Aquest camp no serà únic (podríem tenir dos llibres amb el mateix títol, per exemple diferents edicions de “Don Quijote” ), però això no és problema perquè l'IDLibro ja els diferenciaria.
Autor – Tipus de dades: Text curt . Per guardar el nom de l'autor o autora del llibre. Nuevamente, 255 caracteres son más que suficientes. Podries separar nom i apellidos en dos camps diferents si quisieras més detalle, però per a aquest nivell bàsic amb un sol camp “Autor” nos vale.
Any – Tipo de dades: Número . Guardarem l'any de publicació del llibre com un número (podem triar el subtipus Entero, ja que seran anys com a 1995, 2007, etc.). Usar un camp numérico és útil si buscarem després de fer càlculs o filtres numéricos (per exemple, “muestrame llibres publicats abans de 2010”). Alternativamente, podrias usar un tipus Fecha/Hora si quisieras registrar la data exacta (dia/mes/año) de publicació, però en aquest exemple només ens interessa l'any, així que un nombre d'entrats és més senzill.
Categoria – Tipus de dades: Text curt . Indica el gènere o categoria del llibre (per exemple: Novela, Poesía, Ensayo, Infantil…). Aquest camp no permetria després filtrar o agrupar llibres per tipus. Podríem també plantar-lo com una llista desplegable d'opcions prefixes mitjançant el “Asistente per a la recerca”, però això ho deixarem per més endavant; de moment simplement text lliure.
Disponible – Tipus de dades: Sí/No . Aquest camp no indicarà si el llibre està disponible a la biblioteca o si està prestat actualment. El tipus Sí/No en Access és un valor booleano (verdadero/falso) que es mostra com una casilla de verificació. Si la casilla está marcada (Sí), significa que el libro está disponible a la estantería; si està desmarcada (No), significa que el llibre no està disponible (prestat o en mantenimiento). (Nota: internament Access maneja Sí com -1 i No com 0, però això no és alguna cosa de què debas preocupar-te per introduir dades; simplement marcaràs o no la casilla ).

Ingresa aquests camps un per un a la vista Disseny de la taula. Verás que, conforme s'escriu el Nombre del camp , a la columna de Tipus de dades pots triar el tipus des d'un desplegable. També notaràs que en la primera fila, donde pusiste IDLibro , Access ya lo habrá marcado como clave primaria (si no fuera así por alguna razón, puedes hacer clic en ese campo y luego pulsar el botón de Clave principal en la cinta de opciones, pestaña Diseño ).

Un petit detall: fíjate que estem utilitzant noms descriptius i concisos : IDLibro, Título, Autor, Año, Categoría, Disponible . És recomanable seguir aquesta pràctica al nombrar camps. Evita noms genèrics com “Campo1” o noms excessivament llargs. Per exemple, és millor “FechaPublicación” que “Fecha en la que es va publicar el llibre” ; també conviene no usar caràcters especials ni espais en blanc en els nombres de camps, per a evitar possibles confusions més adelante (Accés a espais, però molts desenvolupadors prefereixen no utilitzar-los i en el lloc de “Nombre del Libro” pondrien “NombreLibro” o “TituloLibro”). La coherència en els noms t'ajudarà quan tinguis molts taules i camps.

4. Guarda la tabla
Encara que et diste nom al passar a la vista Disseny, assegúrate de guardar l'estructura de la taula (per exemple, fes clic a l'icona de disquet o Ctrl+G). A partir d'ara, el tauler “Libros” formarà part de la vostra base de dades i apareixerà llistat al panell de navegació d'Access.

5. Introduce data (registros) en la tabla
Llegó el moment d'afegir alguns llibres d'exemple a la nostra base de dades! Canvia de nou a la vista Hoja de dades per introduir registres (puedes fer-ho cerrando la vista Disseny i fent doble clic al tauler “Libros” al panel de navegación, o bé des de la pestaña Inici > botó Vista > Hoja de dades). Vegeu la cuadrícula de dades amb les columnes que definiste. A la primera columna, IDLibro , l'accés s'assignarà automàticament els números d'identificació a mesura que creen nous registres, per tal que només hagis de recuperar les altres columnes.

Afegim tres llibres d'exemple per a poblar la nostra taula:

Registre 1: Título : Cien años de soledad – Autor : Gabriel García Márquez – Año : 1967 – Categoria : Novela – Disponible : No (casilla sin marcar, suponiendo que este libro está prestado actualmente).
Registre 2: Títol : Don Quijote de la Mancha – Autor : Miguel de Cervantes – Año : 1605 – Categoria : Clásico – Disponible : Sí (casilla marcada, el libro está disponible a la biblioteca).
Registre 3: Título : La sombra del viento – Autor : Carlos Ruiz Zafón – Año : 2001 – Categoria : Novela – Disponible : Sí (disponible).

Podeu introduir aquestes dades fila per fila. A mesura que omple una fila i passa a la següent, Accés guardarà el registre. Observa cómo el campo IDLibro se rellena solo: 1 para el primer libro, 2 para el segundo, 3 para el tercero, etc. Así quedaría al teu tauler .

IDLlibre	Títol	Autor	Any	Categoria	Disponible
1	Cent anys de soledat	Gabriel García Márquez	1967	Novel·la	No
2	Don Quixot de la Manxa	Miguel de Cervantes	1605	Clàssic	Sí
3	L'ombra del vent	Carlos Ruiz Zafón	2001	Novel·la	Sí

Anomena bé els teus camps

Usa noms clars i significatius per a cada camp. Per exemple, en el lloc de «Campo1», nombra el camp segons el seu contingut: «Títul», «Autor», «FechaPublicacion», etc. Evita, en la medida de lo posible, acentos, espacios en blanco o caracteres especiales en los nombres; si necessitas separar paraules, pots usar mayúsculas intercaladas (FechaPedido) o guiones baixos (Fecha_pedido, fecha_pedido o Fecha_Pedido). Un bon nombre ajuda a que el disseny sea comprensible i evita confusions al crear consultes o fórmules més endavant.

Trieu el tipus de dades adequat

Cada camp ha de tenir un tipus de dades acorde a la informació que va a emmagatzemar. Si es texto (nombres, títulos, categorías), elige Texto corto . Si son números con los que harás cálculos (importes, cantidades, años), usa Número . Para fechas, Fecha/Hora . Para valores «verdadero/falso», el tipus Sí/No és el indicat.

Utilitzeu el tipus correcte d'assegurar que Access gestione eficientment la informació (per exemple, podreu resumir o filtrar correctament si el camp és numèric o mostrar una casilla si és Sí/No).

Defineix una clau primària

És altament recomanable que cada taula tingui un camp que actúe com a clau primaria . La clau primaria és un valor únic per al registre (en el nostre cas IDLibro ) que mai se repite. Accediu a suele proponer uno por defecto (Autonumérico). Què importa? Perquè garanteix la unicitat dels registres (no habrà dos llibres amb el mateix ID) i permet relacionar els taulers fàcilment (per exemple, vincular el llibre que s'ha prestat a Pepi correspon a l'ID número 5). Si no us heu creat automàticament, podeu crear un camp autònom i establir-lo manualment com a clau primària.

Amb aquests principis en ment, estaràs construint taules sòlides i ben organitzades. Un disseny cuidadoso des de l'inici evita molts dolors de cap en el futur (com a dades duplicades, dificultats per a buscar informació, o problemes al creuar dades de diversos tauls). Access us ofereix molta flexibilitat, però sempre és bo seguir les bones pràctiques de disseny de bases de dades: nombres consistents, tipus de dades correctes i claus primàries definides.

Això és tot per ara! Amb el teu tauler Llibres creats i aquests conceptes clars, ja tens els fonaments de la teva base de dades. Practica añadiendo alguns llibres més o creant una altra taula sencilla (per exemple, una taula de “Socios” de la biblioteca amb camps com IDSocio, Nombre, Email…). En el proper article, aprendrem a modificar l'estructura dels taulers i crear relacions entre elles, de manera que podrem vincular-se, per exemple, què socio té prestat cada llibre. Poco a poc, el teu projecte de base de dades prendrà forma!

Sigue experimentant i recordant: una bona taula és la millor aliada d'una base de dades

. No ens vem en la següent entrega!