4. Pregúntale a tu base de datos: crea tus primeras consultas

¿Qué es una consulta y para qué sirve?

• «¿Qué libros están actualmente prestados?» – Queremos ver una lista de libros cuyo estado Disponible = No .
• «Listado de préstamos del socio Juan Pérez» – Queremos filtrar los registros de la tabla Préstamos donde IDSocio corresponde a Juan Pérez (tendríamos que saber su ID, digamos que es 2) y mostrar qué libros ha sacado y cuándo. Esto implica acceder también a la tabla Libros para ver los títulos, etc.
• «¿Hay ejemplares de Miguel de Cervantes?» – Preguntar a la base de datos si tiene libros de cierto autor concreto, lo cual sería buscar en la tabla Libros aquellos campo cuyo Autor sea “Miguel de Cervantes”.

Creando una consulta de selección básica

1. En la pestaña Crear del menú de Access, haz clic en «Diseño de consulta» (a veces aparece solo como “Consulta” con un icono de diseño). Se abrirá la ventana de diseño de consultas y aparecerá automáticamente el diálogo “Mostrar tabla” para que agregue las tablas relevantes.
2. Selecciona la tabla Libros en el diálogo «Mostrar tabla» y haz clic en Agregar . (Para esta consulta solo necesitamos esa tabla, luego cierra el diálogo).
3. Ahora verás arriba una caja con la tabla Libros y sus campos listados. Más abajo está la cuadrícula de diseño de la consulta : unas columnas donde especificarás qué campos mostrar y qué criterios aplicar.
4. Haz doble clic en los campos que quieres que aparezcan en el resultado. Por ejemplo, quizás nos interese ver el Título del libro y el Autor . Al hacer doble clic en «Título» y en “Autor” en la lista de campos de Libros, verás que se agregarán como columnas en la cuadrícula inferior. También podemos agregar el campo Disponible temporalmente para usarlo de criterio (luego podemos decidir si mostrarlo o no). Agregue “Disponible” como tercer campo en la cuadrícula.
5. Establece el criterio : Queremos solo los libros prestados, es decir, aquellos cuyo campo Disponible es «No». En la columna de Disponibles, en la fila Criterios , escribe No (Access en español reconoce las palabras Sí/No directamente para campos booleanos. También habríamos podido poner False o 0, equivalentes a No). Notarás que Access puede traducirlo internamente a False en la vista SQL, pero en la vista Diseño verás No .
6. Opcionalmente, en la fila «Mostrar» de ese campo, puedes desmarcar la casilla de Disponible, para que filtre por ese campo pero no lo muestre en los resultados (sabemos que todos los resultados tendrán Disponible=No, no hace falta que en la lista ponga “No” en cada fila, lo inferimos). Las columnas Título y Autor sí deben tener la casilla Mostrar marcada, porque queremos ver esos datos.
7. Ejecuta la consulta para ver el resultado: haz clic en el botón Ejecutar (el icono de un signo de exclamación rojo en la barra de herramientas de diseño) o simplemente cambia a la vista Hoja de datos (Access te pedirá guardar la consulta primero, asígnale el nombre Q_LibrosPrestados o Consulta Libros Prestados). Al ejecutar, la base de datos buscará todos los libros cuyo Disponible = No y te listará sus títulos y autores.

Añadiendo criterios: afina tus preguntas

• Criterios para campos de texto: se escriben entre comillas. Ej: ="Novela" en un campo de categoría devolvería registros cuya categoría es exactamente Novela. Podemos usar comodines con el operador Como (LIKE) . Ej: Como "*Cervantes*" en el campo Autor encontraría cualquier autor que contenga "Cervantes" en el nombre. El asterisco * representa cualquier cadena de caracteres. Si quisiéramos los que empiezan por Cervantes exactamente, Como "Cervantes*" ; si terminan en "s", Como "*s" , etc. Para especificar «distinto de» usamos la palabra puedes usar <> . Ej: <>"Novela" (categorías que no sean Novela).
• Criterios numéricos: se pueden usar operadores matemáticos: = , < , > , <= , >= , etc., y no van entre comillas. Ej: en el campo Año, poner >=2000 listaría libros publicados en el año 2000 o posterior. Podemos combinar condiciones: ej >=2000 Y <2010 para entre 2000 y 2009. Acceda en la interfaz usa Y para AND y O para OR en español. En la vista SQL sería AND/OR, pero en diseño basta con poner múltiples criterios en la misma fila (AND implicado) o en filas «O» diferentes para hacer OR.
• Criterios de fecha/hora: las fechas se escriben encerradas en # . Ej: >=#01/01/2023# en un campo FechaPréstamo daría préstamos desde 2023 en adelante. El acceso respeta el formato regional; en España usará día/mes/año dentro de #. También puedes usar expresiones como Date() (hoy) o funciones tipo Entre #01/01/2023# Y #31/12/2023# .
• Criterios en campos Sí/No: como vimos, se puede poner Sí o No directamente (o Verdadero/Falso). También existe la sintaxis Es Nulo para buscar campos vacíos (nulos), o No es Nulo para los no vacíos.
• Combinar criterios : Acceder nos deja poner varios criterios a la vez. Si ponemos condiciones en la misma fila de Criterios para varias columnas, todas deben cumplirse (AND). Si usamos la línea inferior «o» para una segunda condición alternativa, es un OR. Por ejemplo, podríamos querer una consulta de libros prestados que sean novelas de Gabriel García Márquez ; Pondríamos en criterios: Disponible = No y Autor = "Gabriel García Márquez" y Categoría = "Novela" en la misma fila. En cambio, si quisiéramos libros o bien de Márquez o bien de Cervantes, pondríamos Autor = "Gabriel García Márquez" en la primera fila y en la segunda fila Autor = "Miguel de Cervantes". Esto listaría libros de uno u otro.

• Crea una nueva consulta en vista Diseño. Agrega las tablas Socios , Préstamos y Libros (porque queremos combinar datos de las tres: nombre del socio, títulos de libros, fechas…).
• Verifica que, al agregarlas, Access haya dibujado automáticamente las líneas de relación (Socios->Préstamos, Libros->Préstamos). Esto ocurre si las relaciones se definieron antes; facilita todo, ya que Access sabrá cómo juntar la información.
• Arrastra a la cuadrícula los campos que quieras ver. Por ejemplo: de Socios, el campo Nombre (o NombreCompleto si lo ha definido así); de Préstamos, FechaPréstamo (y quizás FechaDevolución prevista); de Libros, el Título del libro. Opcionalmente el ID del préstamo si quieres.
• En la columna del Nombre del socio (o podría ser IDSocio; pero Nombre es más amigable), en la fila Criterios, vamos a poner un parámetro . Esto se hace escribiendo entre corchetes una pregunta. Por ej.: [Introduce el nombre del socio:] . Ojo: si hay varios socios con el mismo nombre, idealmente filtraríamos por ID, pero mantengámoslo simple por ahora asumiendo nombres únicos.
• Ejecuta la consulta. Acceda a abrir un cuadro de diálogo preguntando «Introduzca el nombre del socio:». Escribe, por ejemplo, Ana y acepta. La consulta se ejecutará filtrando los registros donde Nombre = Ana, y te mostrará los préstamos asociados: verás los títulos de libros que tiene Ana y las fechas de préstamo.
• Guarda la consulta con un nombre significativo, p. ej. Q_PréstamosDeSocio .

Consejos para trabajar con consultas

• Nombrar las consultas claramente: Igual que con las tablas, conviene dar nombres descriptivos a las consultas. Un prefijo común es «Q_» para saber que es una Query (consulta). Por ejemplo: Q_LibrosPrestados, Q_PréstamosDeSocio, etc. Así en el panel de navegación de Access las identificas fácil.
• No duplican datos: Recuerda que las consultas no crean copias de los datos, solo los muestran . Si modificas algún dato en una consulta (es posible editar directamente en la vista de consulta en algunos casos), estás cambiando el dato en la tabla original. Y si añades registros o los borras mediante una consulta (solo en consultas especializadas), también afecta a la tabla base. Pero una consulta de selección simple no permite agregar registros nuevos desde su vista (a menos que sea sobre una sola tabla y no esté agrupada ni nada). En general, piensa en la consulta como una ventana de visualización .
• Ordenar resultados: Puedes ordenar los resultados de una consulta sin afectar el orden de la tabla original. En la cuadrícula de diseño, la fila «Ordenar» te deja elegir Ascendente/Descendente para un campo. Por ejemplo, ordenar por Título ascendentemente, o por Fecha de préstamo más reciente primero, etc.
• Guardar y reutilizar: Una vez guardada la consulta, la puedes ejecutar cuantas veces quieras. Si los datos han cambiado, cada ejecución te da el resultado actualizado. Puedes crear todo un repertorio de consultas útiles (listados de X, búsquedas de Y) para tu sistema.
• Consultas como base de otras: Access permite usar consultas dentro de otras consultas, como si fueran «tablas virtuales». Así puedes dividir problemas complejos en pasos. Por ejemplo, una consulta que filtre ciertos préstamos, y otra consulta que use esa primera para hacer un resumen. Esto es más avanzado, pero bueno saber que es posible.
• Consultas de totales (agregadas): No lo hemos cubierto a fondo aquí, pero Access tiene la opción de hacer sumas, conteos, promedios, etc., con la funcionalidad de Totales (Σ). Por ejemplo, podrías contar cuántos préstamos abiertos hay. Esto se hace cambiando la consulta a tipo “Totales” y usando la fila «Agrupar por / Cuenta / Suma» etc. Mencionado como algo a explorar para el lector curioso, aunque quizás se salga de la UF básica.